Proses penyampaian materi Jadwal Retensi Arsip (JRA) oleh Kabid Arsip Statis Ibu Tri Astuti, S.H. pada tanggal 4-5 April 2023 bertempat di Ruang Pelatihan lt. 2 Gedung Sadewa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Madiun
Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 48 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
OPD melakukan koreksi terhadap Rancangan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Setelah proses perancangan, langkah selanjutnya adalah penyampaian kepada ANRI. Adapun mekanisme pengajuan permohonan persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai berikut:
1. Pimpinan pencipta arsip mengajukan permohonan persetujuan rancangan JRA kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) secara tertulis melalui surat yang dilampirkan Rancangan JRA;
2. Rancangan JRA :
a. LN/PTN/BUMN menyampaikan dokumen berbentuk hardcopy dan softcopy dilengkapi dengan
– Daftar hadir pembahasan JRA;
– Notula hasil pembahasan JRA;
Pada setiap halamannya dibubuhi paraf/autentifikasi oleh Pimpinan Pencipta Arsip
b. Dikirim ke ANRI Jakarta di Jl.Ampera Raya No.7 Jakarta Selatan 12560. Rancangan JRA berbentuk softcopy dapat dikirimkan melalui email ke info@anri.go.id atau aplikasi SRIKANDI;
3. Rancangan JRA tersebut selanjutnya akan ditelaah dan dinilai oleh ANRI c.q Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan untuk mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
4. Setelah mendapatkan persetujuan dari ANRI, Rancangan JRA tersebut diajukan kepada Bapak Bupati untuk mendapatkan penetapan.